Як це ні сумно, коли ведуть мову про автоматизації процесів, дуже рідко згадують про формалізації та оптимізації власних процесів. Безперечно, що застосування CRM-інструментів іноді може принести значну вигоду, але набагато ефективніше CRM-система буде в тому випадку, якщо її ввести в наявну інфраструктуру підприємства.

А для того, що б це реалізувати, треба мати уявлення, як організовуються ці самі процеси. Добре це видно на наступному прикладі. Ви вирішили впорядкувати книги у своїй домашній бібліотеці шляхом їх систематизації і розклали книги в шафах за жанрами і в рамках жанру в алфавітному порядку, по початкових буквах прізвищ письменників і поетів. Навіть таке малозначне удосконалення системи зберігання дозволить значно зменшити час на пошук потрібної книги. Але на цьому вирішили не зупинятися. В результаті чого ви завели реєстр своєї бібліотеки і внесли всю інформацію (автор, назва, жанр) в Excel.

Після того як ви заведете реєстру можна переставляти книги, для того щоб їх було зручніше класифікувати. А число параметрів для цієї самої класифікації можна постійно збільшувати. Правда, це дуже схоже на оптимізацію процесів?
З наведеного прикладу можна зробити висновок, що формалізація бізнес-процесів дозволить зрозуміти існуючу ситуацію, врахувати всі її плюси і мінуси і зробити систему більш зручною у використанні.